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外貿企業如何選型外貿軟件,比較全面和客觀的分析,對比,評估,試用,確定外貿管理軟件


2019-08-10 18:34:00        


為了幫助外貿企業、國際貿易企業更好的選購到到符合自身發展需要的管理軟件,我們將步驟詳細分解如下:涉及到外貿企業之身狀況的評估;外貿軟件的選型;外貿軟件演示,講解和答疑;外貿軟件的試用;軟件合同的商務條款確認。


詳細步驟如下:


1. 外貿企業需要了解自身的信息化水平現狀,目前希望和將來需要達到的管理效率層次。

這個階段非常的關鍵,企業管理人員需要足夠的重視。一般企業會碰到如下問題:


  1. 看到其它公司用上外貿管理軟件了,而自己的公司還使用手工方式或者不能跨設備使用的傳統外貿軟件,遠遠落后于快速進步的商業時代。

  2. 外貿公司的客戶資料,產品資料以及電子郵件,產品價格等信息分散在不同的電腦上面,協同、更新和監管非常麻煩,浪費了許多商機,甚至耽誤了業務的順利開展。影響了企業穩定,快速的成長。

  3. 隨著人工成本的不斷提升,如何有效提升所有工作人員和管理人員的效率,變成至關重要了。

  4. 解放管理人員的工作,讓管理人員從將日常的瑣碎管理事務中解脫出來,有更多的時間來考慮市場,客戶,員工的培養,以實現企業的創新、升級,跳躍發展。

  5. 確保業務人員及時的跟進客戶,及時高效的回復詢盤,銷售人員有效的進行報價,跟單人員及時的跟進訂單的執行環節,單證人員及時的訂艙,報關,財務人員準確的登記往來賬款,費用信息,快速進行利潤分析,自動化財務分析數據的生成,管理人員可以實時了解業務過程的異常信息,和業務發展趨勢。

  6. 舊的管理軟件好幾年沒有升級了,無法按需應變,功能無法擴展以滿足企業發展不斷增長的管理需求,無法支持新的系統。

  7. 舊的管理軟件只支持企業管理的某幾個部門的管理需求,如只支持銷售部門的管理需求,或者只支持采購部門的管理要求,或者只支持財務部門的管理要求。企業沒有一個統一、整合、協同的業務管理系統。

  8. 在移動互聯時代,舊的管理軟件不支持已經完全普及的智能手機,平板電腦,以及Windows 新系統和Mac電腦。





2.如何選型: 確定了企業的信息化現狀、問題,和希望達到的預期層次。 

外貿企業需要了解目前上主流的外貿軟件產品所能達到的效率層次。


1. 企業的核心資料(客戶,郵件,產品,價格)分散在不同的業務人員電腦上面,不安全,沒有統一管控,在展會,Alibaba,環球資源上得到的線索都不能 及時高效的開發,浪費嚴重,人員辭職交接困難詢盤報價也非常低效,連同一個客戶的價格追溯都很低效。因此業務相當不穩定。

 因此這個階段主要減少浪費提升業務部門的效率和業績,以便企業獲得生存和發展空間。


2. 企業已經有了初級基礎資料和客戶關系效率提升,但是隨著訂單量的增長,業務團隊的擴大,團隊協同變得的低效,易錯,缺乏追蹤,制約了業務的快速發展。

因此需要提升外貿業務執行流程的效率提升,就需要訂單,采購,跟單,單證模塊來進一步釋放企業的工作效率,降低成本。


3.企業的效率水平已經能夠覆蓋客戶關系以及業務流程管理,企業從快速發展到穩定的發展。但是訂單利潤無法保證,帳款不及時,費用申請混亂,業務人員與財務人員無法及時對賬,比如:業務人員還是需要Excel登記與客戶的對賬臺賬,往來帳款只有月底的時候才能對一次。

因此就需要關注企業的整體營運效率帳款的安全,盈利水平,因此就需要事前利潤核算,往來帳款的準確及時回饋,事后利潤準確快速核算,確保所從事的業務有力可圖和持續增長。


4.企業開始面對市場和技術的快速變化,但是現有管理軟件還是基于上個世紀的技術陳舊,只能支持單一平臺,移動端支持形同虛設,管理人員遠程使用緩慢,國外斷網。而且軟件設計僵化,無法靈活調整滿足業務擴展需要。

因此這個階段的企業就需要關注軟件的靈活度和發展趨勢, 管理軟件能夠有效利用4G,5G互聯網絡和多個智能終端的協同應用,同時軟件還要能依據業務動態調整和按需應變能力。



這4個層次是理泊軟件從眾多外貿企業實施經驗中總結的 企業從效率的初級層次向高級層次不斷漸進發展的階段, 就像人有馬斯洛需求層次的一樣。




3. 聯系外貿軟件公司,提供產品的介紹資料,提供演示,講解,以及答疑。 

至少要聯系4家軟件公司,然后重點關注2家軟件。

要確定外貿軟件哪個好,外貿企業也只能通過一一聯系軟件公司,要求提供產品詳細介紹文檔,并要演示、講解。針對演示過程中的疑問進行答疑講解。


最終根據其所能滿足的效率層次,選定2家軟件。


4. 試用外貿軟件產品。

試用軟件產品是非常重要的一個環節。一般演示,講解,再加上試用,外貿企業自身就可以確定 外貿軟件哪個好。

因為通過試用軟件,至少可以確認軟件公司的業務人員在演示和講解過程中,口頭說的的東西在軟件中得到落實程度,也就是宣傳資料、講解與實際上軟件產品的吻合度


一般沒有使用過軟件的企業,剛開始的時候,聽軟件公司講解自身產品的時候,都感覺每一個產品都差不多。 但是,軟件不像藥品,或者是香水,這些產品在售前是很難體驗的。

而軟件產品是可以體驗的,只要有足夠的耐心,就可以體驗出產品的細節,以及疑問,然后咨詢軟件公司,是如何滿足要求的,如何滿足自己管理上的關鍵點,所處的行業的特殊性。


經過幾天的認真試用,企業就可以很快了解不同公司的軟件產品特點和盲點

A.該軟件符合能不能很好解決目前的管理效率問題,是60分,80分,還是90分以上,該軟件能否跟上公司未來3,5, 10年的效率層次提升需要(包括業務擴展和技術趨勢層面)。

B.如該軟件是否 像軟件公司說宣傳的那樣,比如說:支持移動設備如iPhone,Android的程度是 100%,還是只有5%?  如果C/S結構的外貿軟件公司也宣稱支持B/S結構,那么一定要試用B/S結構,看是否只是個別模塊支持B/S下面使用,功能是否完整一致,還是只有10~30%是一致的,日常的使用到底能否以BS 結構為主,還是為輔?


C.遠程訪問速度(注意不是數據量極少的本地數據庫運行速度),尤其是在5年以上的業務數據量下的訪問速度? 打印格式是否可以與自身日常所使用的格式是達到100%一致,還是80%一致?


D.自己的一些簡單需求,這個軟件具備的快速調整能力,按需應變能力的程度?以及未來可能擴展需求,該軟件的擴展能力展示。



5.  確定外貿軟件合作廠商,進行商務條款的確認。

依據試用軟件過程中的效率層次匹配層度,成熟度,穩定性可擴展能力等綜合考量, 確定選購某一軟件產品。


在確定商務條款,要注意選選購的外貿軟件的功能模塊清單,有無包含特殊需求的啟用,行業特性的啟用,以及實施初始化的范圍,付款方式,部署方式,維保條款,升級版本,數據安全條款等項目,都應該在合同里面有明確的體現。




   

   


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